La manera de asumir procesos de transformación en el contexto organizacional actual debe evolucionar debido a que ya no se logran cumplir las actividades planificadas, en el entorno dinámico e inestable, que induce a replantear o cancelar cualquier plan de gestión de cambio establecido, en el que durante su ejecución de se presentan malentendidos y en muchos casos resistencia frente a los nuevos requerimientos.
Después de caída del muro de Berlín se hizo popular el acróstico VUCA (V: Volatility, U: Uncertainty, C: Complexity, A: Ambiguithy), para referirse a la condición “normal” que hoy tenemos, esa volatilidad de todo lo que nos rodea, la incertidumbre frente a la evolución que nos espera, la complejidad creciente debido a tecnologías que cambian rápidamente, la ambigüedad en las relaciones humanas y los comportamientos cambiantes de los clientes, el mismo aumento de la competencia y cada vez mas modelos de negocio disruptivos emergentes.
No hay un solo cambio, hay tantos cambios como personas pasan por los cambios, el foco en la gestión del cambio por tanto tiene que estar en las personas y para ellos hay el reto es manejar los procesos de cambio evitando la resistencia por desconocimiento y mitigando las consecuencias de caos.
Como despliegue del pensamiento Lean aparece la idea transformadora de no pensar en contra del cambio, sino de hallar el valor agregado para adaptarse al cambio, se pone en marcha la estrategia de reducir la variabilidad, hacer que la curva del cambio sea lo más plana posible en función del costo y en el menor tiempo posible, evitando los desperdicios tal como es la esencia de las herramientas lean.
La combinación de herramientas lea para la gestión del cambio Lean Change Management -LCM surge como una opción segura para ofrecer más flexibilidad, involucrar a las personas y apoyarse en el aprendizaje de las lecciones aprendidas, logrando como resultado ejecutar cambios reduciendo la incertidumbre.
LCM incluye el uso de reconocidas prácticas en las organizaciones como Lean Desing Thinking y el enfoque Lean Agile, dos de las metodologías ampliamente utilizadas para fomentar la participación de las personas, la creatividad y la innovación frente a cualquier reto. Por lo tanto, con LCM el equipo estará preparado para abordar los cambios de forma eficaz. Las personas encontraran una forma de aportar a través de sesiones lúdicas e interactivas y la forma cociente de manejar la curva del cambio, como parte de los nuevos conocimientos sobre los procesos y los resultados esperados.
Involucrar a las personas es co-crear con ellas. La gestión del cambio no es control, es liderarlo de la forma más práctica y ágil, “Intentar un proceso de cambio estructurado es una de las causas de fracaso”; se requiere probar, experimentar y aprender de cada hipótesis y convertirla en lecciones aprendidas, nuevos estándares de trabajo y hábitos orientados hacia la mejora continua.
En esencia esta integración se dispone como un proceso más ligero, con el enfoque lean basado en simplificar y eliminar desperdicios para ser más eficientes y de agile desde la experiencia para la adaptación y el aprendizaje, aunque esto implique no tener un plan y seguirlo hasta el final.
Lean Change Management – LCM entonces será un proceso sistemático que combina desde el pensamiento, los métodos y herramientas para gestionar los cambios organizacionales de manera práctica y ligera. Para ello se conforma y se fundamenta a un equipo de trabajo colaborativo y se aplica lo que se denomina el ciclo del Lean Change Management:
A partir de conocimiento del contexto organizacional, que considera las amenazas, riesgos y consecuencias, se determinan las estrategias y actividades de cambio y se establecen las nuevas oportunidades, considerando los requerimientos de las partes interesadas a quienes impactará el resultado. En la medida que el experimento sea exitoso se lograran las adaptaciones convenientes al cambio.
El comienzo, la materialización, el avance y los resultados deben ser compartidos y para ello también se introducen la gestión visual y lo que se denomina el “Working out loud”, de forma que se asegure la comunicación y coherencia del proceso de cambio, ya que como dice el refrán “No solo es importante hacer, sido demostrar lo que se hace”. Para ello una buena práctica para generar comprensión es implementar medios de comunicación para lograr interactuar y transferir.
La integración de prácticas a la medida que generen comprensión es fundamental, algunas de esta pueden ser el radiador de información, café lean, Culture Hacking, retrospectivas, análisis de campo de fuerzas y canvas, lienzo o panel adaptado, entre otros, todas estas opciones como impulsores de conversación y análisis, siendo lo extremadamente importante en esta opción de LCM las personas como centro de la gestión del cambio eficaz.
