Para empezar es necesario establecer el alcance de los significados de conceptos relacionados con continuidad de negocio de acuerdo con la forma cómo se aplican y se implementan para cumplir los requisitos de las diferentes partes interesadas.
La continuidad de negocio (CN) se define desde ISO 22300 como la Capacidad de una organización para continuar entregando productos o prestando servicios a niveles aceptables predefinidos luego de un incidente perturbador. Así mismo se adiciona que la Gestión de continuidad del negocio (GCN) corresponde al proceso de implementar y mantener la continuidad del negocio para preparar a la organización con el propósito de hacer frente a incidentes perturbadores que podrían impedir cumplir con sus obligaciones; y finalmente la descripción del Sistema de Gestión de la Continuidad del Negocio (SGCN) agrega que la organización debe además controlar, evaluar y mejorar de manera continua su gestión de continuidad de negocio.
La implementación de SGCN puede traer beneficios reales para una organización. A parte de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios, las organizaciones pueden demostrar a los clientes potenciales que tienen planes aprobados para la continuidad del suministro de cara a una interrupción, pudiendo obtener ventajas competitivas. La implementación de al ISO 22301 o la obtención de la conformidad de manera voluntaria con esta norma, se puede utilizar incluso como estrategia para atraer nuevos clientes, así como para proporcionar a los clientes existententes la confianza y nuevas razones para mantener una relación más estable y fortalecida.
Los beneficios financieros se lograrán también cuando se eliminan los factores de debilidad dentro de la organización. Al interior de los procesos, existen duplicaciones y omisiones que llevan a desperdicio de tiempo y recursos; toda falla que se produce tiene un sobrecosto para la organización, incluso si no es causa directa de una interrupción mayor. Al eliminar estas debilidades, la organización se torna más resiliente y mas eficaz en términos de desempeño económico.
De otra parte si se cuenta con un SGCN eficaz, se puede obtener una serie de beneficios financieros adicionales, ya que demostrar que se tiene un SGCN puede influir en el enfoque que toman las aseguradoras para los seguros de la interrupción del negocio. Esta puede afectar el nivel de cobertura que ofrecen, la cantidad de excedentes que se aplican a una póliza o reducir las primas impuestas. Más del 80% de los agentes de seguros establecen que se proporcionan descuentos en las primas si se cuenta con planes de continuidad o sistemas de gestión de continuidad de negocio, en funcionamiento y certificados.
Al adoptar el enfoque de la norma para la SGCN tal como se establece en ISO 22301, es una guia practica para las organizaciones de forma que puedan ofrecer a sus clientes y compradores una mayor seguridad de que podrán mantener la continuidad de las operaciones si llegan a sufrir incidentes perturbadores.
La norma internacional para la SGCN, ISO 22301 especifica los requisitos para establecer y gestionar un sistema eficaz para la gestión de la continuidad del negocio (GCN). Esta norma está prevista para uso por las partes internas y externas, incluidos los organismos de certificación, para valorar la capacidad de la organización para cumplir los requisitos reglamentarios y del cliente, así como como los requisitos propios de la organización. la norma ISO 22301 contiene aquellos requisitos que se pueden auditar de manera objetiva y , por lo tanto, una organización puede usar una demostración de la implementación exitosa para asegurar la confianza de las partes interesadas que al demostrar que se mantiene un SGCN apropiado.
Por lo tanto el objetivo de esta norma internacional no es otro que minimizar cualquier posibilidad de que tenga lugar un desastre y en caso de producirse, que su impacto sea mínimo y así minimizar el tiempo de reanudación de la actividad que desarrolla la organización.
Lección aprendida: Experiencia de ausencia de GCN
Una de las grandes amenazas para una organización durante una perturbación es la interrupción del flujo de caja. Al permitir la entrega continuada de productos y servicios claves, una GCN eficaz contribuye a mantener el flujo de caja. Después de la crisis financiera global, para muchas organizaciones esto puede ser crítico ya que dependen de su capacidad de mantener las operaciones en funcionamiento para cubrir las deudas.
Un impresor manejaba una empresa unipersonal exitosa en una ciudad pequeña en el Reino Unido. Él tenía precios razonables y era relativamente rápido. Cinco semanas antes de Navidad tuvo un problema con su prensa y no pudo imprimir los pedidos. No informó a sus clientes acerca de sus dificultades, sino que esperó a que ellos lo contrataron. Él no tenía un contrato de mantenimiento para su prensa y cuando llevó a un ingeniero al sitio se le informó que se trataba de una máquina para la cual no había stock de partes de repuesto y que éstas se deberían desde Japón.
Pasaron tres semanas hasta que pudo reiniciar su producción. Muchos de sus clientes se habían ido a otros sitios ya que necesitaban sus impresos completos antes de Navidad. Ya que se encontraba en una ciudad pequeña, su falla se reconoció y, en consecuencia, su reputación sufrió. El marzo siguiente recibió a todos sus clientes existentes para informarles que ya no podía continuar satisfaciendo sus necesidades pues la compañía tenía que cerrar debido a la falta de negocios.
